Kas niekada neatrodė, kad ieškojo krūvos dokumentų, skirtų produkto, kuriam reikia techninės pagalbos, sąskaita faktūra? Arba leisti laiką ir energiją ieškant kortelės sąskaitos, kurios galiojimas baigiasi šiandien ir kurią reikia sumokėti be nesėkmės? Taip, tai yra stresinės situacijos, kurių nesunkiai išvengsite atlikdami keletą naudingų patarimų kaip sutvarkyti dokumentus namuose.
Pirmasis žingsnis organizuojant dokumentų tvarkymą yra rūšiavimas pagal dalykus: sąskaitos, asmens dokumentai, kvitai, pajamų mokesčio deklaracija ir panašiai. Vienas patarimas yra naudoti skirtingų spalvų aplankus išsaugoti dokumentus. Kiekvieną iš jų pažymėkite etiketėmis. Galite turėti, pavyzdžiui, mokėtinų sąskaitų aplanką, kitą mokamų sąskaitų aplanką. o vienas skirtas tik „asmens dokumentams“.
Jei aplankuose yra skirtukų, skirkite laiko konkrečiau ir sukurkite kiekvieno dokumento kategorijas. Apmokėtos sąskaitos? Jį galima suskirstyti į vandenį, elektrą, kreditinę kortelę, gyvenamąjį namą, telefoną, mokslą. Kitas aplankų su skirtukais pasiūlymas yra archyvuoti, ypač paskyras, pagal mėnesį.
Norėdami žinoti kiek laiko išsaugoti kiekvieną dokumentą Tai dar vienas labai svarbus patarimas. Nuomos kvitai, banko sąskaitos išrašai ir sąskaitos už vandenį turi būti saugomi penkerius metus, tas pats pasakytina apie nekilnojamojo turto ir pajamų mokesčius. Baudos, elektros, telefono ir kredito kortelės turi būti saugomos mažiausiai dvejus metus, nes paslaugų teikėjai gali jų pareikalauti, jei jums reikia pareikšti ieškinį, paprašyti peržiūros ar pakeitimo.
Licencijavimo ir privalomojo automobilio draudimo dokumentų galiojimo laikas yra trumpesnis, mažiausiai vieneri metai. Draudimo dokumentai, nesvarbu, ar gyvybė, automobilis ar namas, testamentas ir namų inventorius gali būti ištrinti po renovacijos ar atnaujinimo.
Esant didelėms pirkimo sąskaitoms faktūroms, elektroninėms sąskaitoms, aptarnavimo ar garantinėms sutartims ir automobilio dokumentui, teisinga šiuos dokumentus laikyti gerai, kol daiktai bus parduoti, padovanoti ar prarasti naudingumą.
Vienas iš patarimų yra peržiūrėti visus dokumentus kiekvienų metų pabaigoje, kad sužinotumėte, ko dar verta ir ką reikėtų švaistyti. Nereikalingų dokumentų saugojimas užima tik vietą ir gali trukdyti naršyti jūsų failus.
Viską atskyrę ir sutvarkę raskite vietą kur dokumentus laikyti namuose. Tai gali būti stalčiai, stalo kampelis, spintelės pertvara arba naudojant organizacines dėžutes. Svarbus dalykas yra nepamiršti organizacijos, popieriniai dokumentai visada turi būti tvarkingi ir aplankai lengvai pasiekiamoje vietoje, kad nešvaistytumėte laiko, kai jums reikia dokumento.
Document navigator - skenuotų dokumentų rūšiavimas, archyvavimas (Balandis 2024)
- Organizacija
- 1,230
